Кейс: Как настройка Битрикс24 повысила эффективность команды из 100+ человек цифровая трансформация (битрикс24 и др.)

Кейс о том, как внедрение Битрикс24 помогло крупной компании по продаже строительных материалов автоматизировать документооборот и повысить эффективность работы.

Заказчик

«СтройПлатформа» — крупный поставщик строительных и отделочных материалов с многолетней историей. Компания обслуживает широкий круг клиентов: от строительных бригад до крупных девелоперских компаний. В интернет-магазине представлены как базовые строительные материалы, так и эксклюзивные отделочные решения.

Особенности бизнеса:

• Штат сотрудников — более 100 человек;
• Высокая нагрузка на документооборот;
• Необходимость согласования множества внутренних процессов.

Задачи

Проанализировав текущее состояние бизнес-процессов компании и выявив болевые точки, мы сформулировали основные задачи, которые нужно решить:

1. Автоматизация управления проектами;
2. Централизация данных и упрощение доступа к информации;
3. Создание единой платформы для всех бизнес-процессов;
4. Улучшение коммуникации между сотрудниками;
5. Повышение эффективности работы команды;
6. Улучшение качества обслуживания клиентов.

Было важно:

1. Реализовать полноценное управление задачами и проектами, включая возможность детального отслеживания прогресса на всех этапах.
2. Внедрить эффективную CRM-систему для управления продажами и клиентскими отношениями.
3. Внедрить современные инструменты для совместной работы: чаты, видеоконференции, совместные календари.
4. Создать механизм автоматизации бизнес-процессов с использованием роботов и триггеров для оптимизации работы.

Что мы предложили?

Для достижения поставленных целей мы предложили внедрить систему Битрикс24 на тарифе «Профессиональный». Выбор был сделан не случайно — эта платформа обладает всеми необходимыми инструментами для масштабной трансформации бизнес-процессов крупной компании.

Решение

Создание основы

Первым шагом стала регистрация портала Битрикс24 и разработка организационной структуры компании в системе. Мы определили иерархию, распределили роли и права сотрудников.

Интеграция команды в единую цифровую среду

Сформировали и загрузили в систему список активных пользователей, затем отправили персонализированные пригласительные письма с инструкциями по регистрации. После, установили соответствующие права доступа согласно должностям. Более 95% сотрудников подключились в течение первой недели.

Автоматизация документооборота

Особое внимание уделили настройке бизнес-процессов согласования документов. На данный момент успешно автоматизировано 6 из 12 запланированных процессов. Работа над оставшимися процессами продолжается, и мы ожидаем от клиента дополнительную информацию для финальной настройки.

Обучение и поддержка пользователей

Для обеспечения эффективного использования Битрикс24, мы провели подробную презентацию о функционале и преимуществах системы.  В дополнение, организовали консультации в формате «вопрос-ответ» для оперативного решения возникающих вопросов.

Результат

После внедрения системы были достигнуты следующие результаты:

• Экономия времени за счет автоматизации рутинных задач.
• Увеличение производительности команды.
• Улучшение качества внутренней коммуникации.
• Сокращение времени на поиск информации.
• Повышение оперативности принятия решений.
• Улучшение качества обслуживания клиентов.
• Укрепление позиций компании на рынке.

Внедрение Битрикс24 позволило компании «СтройПлатформа» не просто автоматизировать работу, но и вывести её на новый уровень управления. Теперь более 100 сотрудников используют единую систему, где легко найти нужный документ, отследить статус задачи, согласовать изменения и оперативно принять решение.

Сейчас мы завершаем настройку оставшихся бизнес-процессов и готовим дальнейшие этапы масштабирования системы.