Редакция от 18.12.2023 года

1. Стороны договорились, что любые уведомления, разрешенные и/или необходимые при исполнении Договоров, должны направляться уведомляющей Стороной в адрес уведомляемой Стороны по электронной почте, курьером (нарочно) или почтой РФ. В качестве электронных адресов (электронная почта) используются адреса электронной почты, обозначенные на веб-сайтах сторон и в Договоре, приложениях к нему, официальных письмах. Подтверждением факта приема/отправки уведомлений по электронной почте являются данные системы Исполнителя и Заказчика.

2. Стороны договорились осуществлять электронный документооборот по телекоммуникационным каналам связи (далее – «ЭДО») в отношении следующих документов: договоры, спецификации, макеты дизайна, дополнительные соглашения, акты, отчеты, счета, приложения к счетам, счета-фактуры, справки о стоимости выполненных работ и затрат, акты приема-передачи, товарные накладные (по форме ТОРГ-12), УПД и иные документы, которые могут оформляться в процессе или в связи с исполнением договоров.

3. ЭДО осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ с использованием программного обеспечения и электронных каналов взаимодействия одного из аккредитованных ФНС РФ операторов электронного документооборота (далее по тексту – «Оператор»).

4. Заказчиком используется Система ЭДО – информационная система, Оператором которой является на выбор Заказчика - 1С Эдо (АО «Калуга-Астрал») или Диадок (АО «ПФ «СКБ Контур») или Сбис (ООО «Компания «Тензор»). Заказчик для начала работы сообщает только одну информационную систему ЭДО Исполнителю, по которой будет осуществляться обмен документами. При желании сменить оператора ЭДО от первоначального Заказчик обязан сообщить об этом Исполнителю официальным письмом.

Исполнителем используется Система ЭДО – информационная система «1С ЭДО», Оператором которой является Акционерное общество «Калуга Астрал». Роуминг между системами оплачивает каждая сторона за себя самостоятельно.

5. Стороны самостоятельно, за свой счёт и своими силами обеспечивают выполнение условий, необходимых для участия в ЭДО в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, а также в соответствии с правилами оказания услуг Операторов.

6. Все Документы ЭДО Стороны подписывают путем проставления квалифицированной электронной подписи (далее по тексту – «КЭП») лицами, уполномоченными на это в установленном законом порядке. В случае отзыва или прекращения полномочий лица, которому была выдана КЭП, соответствующая Сторона обязуется не использовать такую КЭП и незамедлительно отозвать КЭП, в течение 1 (одного) рабочего дня направив соответствующее уведомление в удостоверяющий центр, выдавший КЭП и другой Стороне. Стороны обязаны использовать КЭП, выданную одним из удостоверяющих центров, аккредитованных в соответствии с федеральным законом №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

7. Стороны настоящим:

• подтверждают наличие действительных сертификатов КЭП, а также обеспечивают их действительность в течение всего срока действия Договора, ответственность за наличие действующего сертификата ключа проверки подписи, за обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей Стороны несут самостоятельно;
• подтверждают наличие заключенного и действительного соглашения с Оператором ЭДО об использовании системы ЭДО Оператора ЭДО или с иным оператором ЭДО об использовании системы ЭДО иного оператора ЭДО при условии технической и правовой готовности иного оператора ЭДО клиента осуществлять маршрутизацию (как в части приема, так и передачи) электронных Документов между Сторонами;
• подтверждают наличие и действительность идентификатора участника обмена системы Оператора ЭДО, реквизитов доступа и других необходимых данных, а также обеспечивают их действительность в течение всего срока действия Договора;
• обязуются обеспечивать конфиденциальность КЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им КЭП без их согласия;
• обязуются выполнять иные действия необходимые для осуществления обмена Документами через Оператора ЭДО или иного оператора ЭДО в течение всего срока действия Договора.

8. Электронные документы, подписанные и направленные в соответствии с настоящими правилами, соответствующие требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации, должны приниматься Сторонами к учету в качестве первичных учетных документов, использоваться в качестве доказательств в разрешении споров, предоставляться в государственные органы по запросу последних.

9. Стороны признают все юридические действия, оформляемые посредством Документов ЭДО в соответствии настоящими правилами, совершенными в письменной форме и договариваются не оспаривать законность и действительность указанных действий только на том основании, что они совершены в электронном виде.

10. В случае отсутствия технической возможности обмена Документами в электронном виде, в том числе включая отсутствие технической возможности маршрутизации электронных документов между системами ЭДО Оператора ЭДО и иного оператора ЭДО, Стороны обязаны незамедлительно уведомлять о друг друга о наличии проблем и вправе по отдельному согласованию, оформить Документы на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

11. В случае противоречия между документом в Электронном виде и документом на бумажном носителе, имеющими одинаковые реквизиты, приоритетную силу имеет документ на бумажном носителе.

12. Документы, направленные с нарушением положений настоящего пункта правил, признаются Сторонами недействительными и не создают никаких правовых последствий для Сторон. Предложение Стороны к акцептованию, и/или согласованию, и/или подписанию документов в бумажной форме, а также непосредственно направление Стороной другой Стороне документов в бумажной форме для их акцептования, и/или согласования, и/или подписания не является юридически значимым действием и не порождает для Сторон каких-либо правовых последствий, за исключением случая, предусмотренного п. 9 и 13 настоящих правил.

13. Стороны особо оговорили, что направление документов посредством использования системы ЭДО не применяется к отношениям Сторон, связанным с разрешением споров по Договору и односторонним отказом от Договора. Документы (уведомления, претензии и т.п.), касающиеся претензионно-исковой работы и одностороннего отказа от Договора, будут считаться действительными, только в том случае, если они сделаны в письменной бумажной форме и направлены Почтой России по адресу, указанному в реквизитах или нарочным – представителям Сторон договора с обязательным получением отметки о вручении или отказе от получения стороной корреспонденции.

14. Получение/приемка электронных документов по системе ЭДО является обязанностью каждой из Сторон, и Сторона-получатель не может ссылаться на свою неосведомленность о поступлении документа по системе ЭДО в случае, если документ по системе ЭДО направлен Стороной-отправителем и на документе стоит подтверждение Оператора ЭДО.

15. Стороны определили, что в системе ЭДО подписантом/утверждающим/принимающим документ/отправителем документа как основным лицом является Генеральный директор каждой из организаций на основании квалифицированной ЭЦП (реквизиты основного лица по взаимодействию между сторонами в ЭДО). В случае если документ передан по системе ЭДО с реквизитами иного лица, или в него внесены изменения, изменен статус, документ подписан и т.д. иным лицом, то соответствующая сторона самостоятельно в полном объеме несет ответственность за то, на каком основании данное лицо имеет доступ в систему ЭДО, имеет ЭЦП, позволяющие ей совершать действия в системе ЭДО. Вторая сторона не обязана проверять эту информации и документы, переданные/отмеченные/подписанные и тд. с реквизитами данного лица в ЭДО с тем видом ЭЦП, указанным в системе ЭДО, считаются утвержденными, подписанными как Генеральным директором соответствующей стороны, а акты, отчеты и работы по ним, принятыми в полном объеме без замечаний.

При этом каждая сторона обязана по запросу по электронной почте или ЭДО второй стороны предоставить информацию по ЭЦП лица, оригинал доверенности (заверенная надлежащим образом бумажная копия) с цветной скан-копией ее по электронной почте (нотариальной или правильно оформленной от организации на сотрудника) или МЧД (машиночитаемая доверенность), в которой у соответствующего лица есть следующие полномочия:

• подписание договоров с подрядчиками (не подходит просто подписание договоров, не подходит подписание договоров с контрагентами, не подходит подписание гражданско-правовых договоров и т.д.);
• подписание актов, актов сверки, УПД, счет-фактур, товарных накладных с четким перечислением этого всего по списку (не подходит подписание бухдокументации);
• подписание официальных писем, подписание отчетов, иных документов с четким перечислением этого всего по списку (не подходит просто указание – подписание документов).

16. В случае если у лица нет соответствующих полномочий, указанных в п. 15 настоящих правил, то вторая сторона имеет право не принимать/не утверждать/не подписывать и т.д. документ, переданный по ЭДО и до момента получения соответствующей информации и выполнения второй стороной своих обязанностей согласно настоящим правилам приостановить оказание всех услуг, оплат между Сторонами. Сторона, у которой выявлены несоответствия с выполнением настоящих правил, обязана в максимально короткий срок заменить лицо в системе ЭДО, выдать ему квалифицированную подпись, передать ему все права согласно п. 15 настоящих правил и оперативно уведомить об этом вторую сторону или через систему ЭДО и дополнительно по электронной почте.

17. Предоставляя персональные данные в Договорах, иных соглашениях, электронных сервисах, в том числе в системе ЭДО Стороны подтверждают получение соответствующих согласий от субъектов.

При использовании персональных данных каждая из Сторон обеспечивает конфиденциальность полученных в рамках Соглашения персональных данных представителей другой Стороны, а также обеспечивает соблюдение требований к обработке персональных данных, установленных Федеральным законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» и принятыми в его исполнение нормативными правовыми актами, и несет ответственность за принятие всех необходимых правовых, организационных и технических мер защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий с такими данными.

Ответственность за правомерность обработки и достоверность персональных данных, предоставляемых Сторонами друг другу в целях исполнения Договора, а также за получение согласия субъектов на передачу их персональных данных другой Стороне в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, несет Сторона, передающая персональные данные.

Сторона, получившая персональные данные от другой Стороны, не принимает на себя обязательства по информированию субъектов, персональные данные которых ей переданы, о начале их обработки, поскольку обязанность осуществить соответствующее информирование несет передавшая персональные данные Сторона.

Сторона обязана по запросу другой Стороны предоставить сведения о привлекаемых к обработке персональных данных третьих лицах: их полное и сокращенное наименование, адрес местонахождения, сведения о том, какие конкретно персональные данные каких конкретно субъектов и в каких целях были переданы третьим лицам.