Кейс: Как с помощью Битрикс24 сократить время ожидания клиентов с 5 до 3 дней цифровая трансформация (битрикс24 и др.)

Рассказываем, как грамотная настройка системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системы) помогла сократить время обработки заявок на поверку счетчиков.

Заказчик

ООО МС «Центр Измерений» — ведущий эксперт в области поверки счетчиков. С 2016 года компания предоставляет полный цикл услуг: от консультаций и подбора оборудования до установки, поверки и дальнейшего обслуживания приборов учёта.

Компания работает с частными и корпоративными клиентами в Тюмени, Екатеринбурге, Уфе и других городах Уральского федерального округа.

Проблемы

Перед «Центром измерений» стояла амбициозная задача по комплексной оптимизации внутренних процессов.

Ручная обработка заявок на поверку счетчиков часто приводила к задержкам и ошибкам.
Отсутствовала централизованная система управления проектами и задачами, из-за этого координации между отделами практически отсутствовала.
У руководства была ограниченная видимость всех внутренних процессов, затрудняющая принятие обоснованных решений.
На сотрудниках была высокая нагрузка из-за рутинных операций, которые выполнялись вручную.

После анализа текущих проблем стало понятно: без единой системы эффективно управлять большим количеством заявок невозможно. Пришли к выводу, что необходимо внедрить и настроить Битрикс24 для создания ясного и последовательного процесса обработки информации — начиная с момента, когда клиент подает заявку, и заканчивая выполнением услуги.

Решение

Анализ и планирование

Мы тщательно изучили, как сейчас работает «Центр Измерений» и какие задачи они решают, чтобы понять, как лучше всего подстроить систему под специфику работы.

Настройка системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системы)

Мы установили и настроили систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) Битрикс24, учитывая особенности работы компании. Теперь все информация о клиентах (контакты, история обращений, статусы заявок и т.д.) собрана в одном месте.

Настройка сделок

Создали структуру сделок с учётом того факта, что в «Центре Измерений» есть разные виды услуг. Проще говоря, каждая услуга теперь имеет свою уникальную последовательность шагов. Это позволяет сотрудникам точно знать, что нужно делать на всех этапах работы с конкретным заказом.

Автоматизация процессов

Настроили роботов и триггеры для автоматизации рутинных задач. Когда поступает новая заявка, система сама регистрирует её, и клиент автоматически получает сообщение о том, что его заявка принята. Благодаря этому задачи выполняются быстрее, а сотрудники могут сосредоточиться на более важной работе.

Интеграция с почтовыми сервисами

Реализовали интеграцию Битрикс24 с почтовыми сервисами. Все письма от клиентов и партнёров теперь автоматически появляются в системе, не нужно постоянно переключаться между почтой и системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). А в карточке клиента сохраняется вся переписка, чтобы любой сотрудник быстро понял, о чём шла речь.

Разработка отчетов

Создали настраиваемые отчеты для мониторинга ключевых показателей, включая эффективность продаж и производительность сотрудников. Это дало руководству возможность принимать более обоснованные решения и оперативно реагировать на изменения в рабочем процессе.

Обучение сотрудников

Обучили команду работе с новым инструментом, включив в программу не только технические навыки, но и управление временем и проектами.

Результаты

Увеличение скорости обработки заявок

Время обработки заявок на поверку сократилось на 40%.
Среднее время ожидания для клиентов уменьшилось с 5 до 3 дней.

Систематизация управления проектами

Введение единой системы управления задачами и проектами снизило количество ошибок на 30%.
Улучшилась координация между отделами.

Повышение прозрачности

Разработка и внедрение кастомизированных отчётов дали руководству актуальную информацию о ключевых показателях эффективности.
Время на принятие управленческих решений сократилось на 25%.

Снижение нагрузки на сотрудников

Автоматизация рутинных задач освободила до 20% рабочего времени сотрудников.

Заключение

Сегодня Битрикс24 полностью интегрирован в ежедневные процессы компании. Внедрение системы позволило «Центру Измерений» повысить эффективность работы команды и улучшить качество обслуживания клиентов. Мы, в свою очередь, продолжаем оказывать техническую поддержку, консультируем и помогаем в дальнейшей оптимизации системы. Будем рады обсудить с вами задачи по повышению эффективности бизнеса!